Zeitmanagement

Welche Methode ist für deinen Alltag geeignet?

Um diese Frage beantworten zu können, bekommst du hier zunächst einen kurzen Überblick zu verschiedenen Methoden aus dem Zeitmanagement. Danach ist es wichtig, dass du überlegst, welche Methode du gut in deinen Ablauf integrieren kannst, was sich leicht integrierbar für dich anfühlt. Meist ist dies dann auch die Methode, die man am eher langfristig anwendet. 

Was hilft dir bei deiner Arbeitsorganisation?

Mit der Alpen-Methode von Lothar Seiwert planst du immer vor Feierabend deinen nächsten Tag nach:

• A: Aufgaben, Termine auflisten;
• L: Länge, die du für das Erledigen der Aufgabe benötigst (Zeitaufwand realistisch einschätzen);
• P: Pufferzeit einplanen (Unterbrechungen sind lösen dann kein Stress aus);
• E: Entscheidung über die Priorisierung der Aufgaben;
• N: Nachkontrolle und eventuell noch Unerledigtes auf den Folgetag legen).

Die Eisenhower Matrix nutzt 4 Quadranten mit:

• Q1: Wichtige und dringliche Aufgaben,
• Q2: Wichtige aber keine dringlichen Aufgaben,
• Q3: Dringliche aber keine wichtigen Aufgaben,
• Q4: Weder dringlich noch wichtige Aufgaben.

Lasse Q1-Aufgaben erst gar nicht zustande kommen, erledige Q2-Aufgaben und vermeide Q3- und Q4-Aufgaben.

Das persönliche Kanban Board beinhaltet 3 Spalten:

• To Do,
• Doing,
• Done.

Die One-Minute-To-Do-List umfasst ebenfalls 3 Spalten und bezieht sich immer auf einen Tag:

• Dringend heute,
• Möglich heute,
• Über dem Horizont.

Die Küss den Frosch (Eat the Frog) Methode hilft dir bei unangenehmen und schwierigen Aufgaben. Starte den Tag mit der hässlichsten Aufgabe bzw. schwierigsten Aufgabe. Warum damit starten, weil wenn man beim Start in die Arbeit am meisten Energie hat und Elan hat und es danach nicht schlimmer kommen kann. 

Das GTD (Getting Things Done) Selbstmanagement System funktioniert in 5 Schritten:

1. Alles erfassen
2. Durchschauen: Was kann ich delegieren?;
3. Sortieren in die Kategorien: Besorgen, Besprechen, Büro, Daheim, Lesen;
4. Durchsehen als Wochenübersicht, erledigtes rausstreichen;
5. Nach folgenden Kriterien erledigen: : 1. Kontext, 2. Verfügbare Zeit, 3. Verfügbare Energie, 4. Wichtigkeit.

Was hilft bei der Priorisierung deiner Zeitplanung?

Mit der A-B-C Methode teilst du deine Aufgaben in A, B & C nach Wichtigkeit ein. Dabei sind A-Aufgaben am Wichtigsten und erhalten 60 % deiner Arbeitszeit, B Aufgaben erhalten 25% und C Aufgaben erhalten nur 15 % deiner Arbeitszeit. Du lernst so Aufgaben abzugeben oder zu eliminieren. 

Das Pareto-Prinzip besagt, dass du mit 20 % Arbeitseinsatz 80% des Endergebnisses erzielst. Es lehrt dich, dass direkt schluss mit Perfektionismus sein sollte und optimiert die Erledigung deiner Aufgaben.

Mit der Pomodoro Technik listest du deine Aufgaben auf, und nutzt eine Fokusarbeitszeit zur Erledigung deiner Aufgaben, z.B. indem du dir die Eieruhr oder dein Handytimer auf 25 Minuten stellst.

Der 60-60-30 Arbeitsrhythmus beinhaltet 55 Minuten Arbeiten, 5 Minuten Pause, 60 Minuten Arbeiten und 30 Minuten Pause.

Die 10-10-10 Methode hilft dir dabei, dir genügend Zeit für weitreichende Entscheidungden zu nehmen. Frage dich: Welche Tragweite hat deine Entscheidung:

• 10 Minuten,
• 10 Monate oder
• 10 Jahre?

Ordne deine Entscheidung ein und wenn die Entscheidung eine Tragweite von 10 Jahren hat, dann solltest du dir in deiner Planung Zeit für diese Entscheidung nehmen.

Mit der Zeitfluss-Analyse kannst du deine Produktivität steigern, indem du deine Zeitfresser identifizierst. Beobachte dich selbst und achte darauf, womit du am meisten Zeit verbrauchst. Lasse die Beobachtung mindestens 7 Tage laufen. Hier gibt es mittlerweile auch digitale Tools zur automatischen Zeitflussanalyse.

Was sind meine abschließenden Tipps für dich?

1. Mache dir eine To-Do List bzw. ein Personal Kanban Board: z.B. über Notion, Confluence, Miro oder andere digitale Tools.
2. Setze dir Grenzen: Plane fixe Pausen ein, begrenze deine Arbeitszeit, arbeite nicht unendlich.
3. Achte auf Feinziele: Stecke dir nicht zu große Tagesziele sondern realistische Ziele, die du auch erreichen kannst, das bringt ein Erfolgserlebnis.
4. Verabschiede deinen Perfektionismus: Verliere dich nicht in Details.
5. Zeitmanagement: Zu welcher Tageszeit bist du am Produktivsten, gib Aufgaben ab, eliminiere Zeitfresser wie Instagram oder Emails beantworten und plane auch dafür Zeitfenster ein. Sei nicht permanent erreichbar: Schaffe dir Raum für Fokusarbeitszeit.
6. Belohne dich nach der Arbeitszeit: z. B. mit einer Auszeit oder dem Ausüben deines Hobbies (verzichte auf Belohnung durch Alkohol oder Schokolade).

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